Libro de facturas emitidas y recibidas en Excel: estructura, revisión y límites.

1. Separa el registro interno de los libros exigibles

La AEAT distingue, con carácter general, el libro registro de facturas expedidas y el de facturas recibidas dentro de los libros de IVA. También publica diseños electrónicos normalizados y reglas específicas para determinados colectivos, como quienes deben utilizar el Suministro Inmediato de Información.

Una hoja propia puede ayudarte a trabajar, pero su existencia no demuestra que contenga todos los campos ni que se esté utilizando el procedimiento exigible. Antes de adaptar una plantilla, identifica las obligaciones vinculadas a tu actividad, régimen y periodo de liquidación en las fuentes oficiales.

2. Mantén una referencia verificable para cada factura emitida

El registro interno debería permitir localizar el documento sin depender de la memoria. Conserva número y serie, fecha, destinatario, concepto, base, tipo, cuota y total en columnas separadas cuando esos datos correspondan a la operación.

Añadir un estado de cobro ayuda a controlar caja, pero no reemplaza los datos de la factura ni decide el periodo fiscal. La factura y el cobro responden a preguntas distintas y conviene conservar ambos sin mezclarlos.

• Número y serie
• Fecha de expedición y, cuando proceda, fecha de operación
• Cliente o destinatario
• Base, tipo, cuota y total
• Estado y fecha de cobro como control separado

3. Registra facturas recibidas sin convertir la categoría en una decisión fiscal

Para una factura recibida, guarda proveedor, referencia, fechas, concepto, base, tipo, cuota y total. La página oficial de la AEAT detalla además campos y particularidades que pueden ser relevantes en el libro correspondiente.

Una categoría como software, suministros o desplazamientos solo organiza. No prueba que el gasto ni toda la cuota soportada sean deducibles. Mantén cualquier marca de revisión como una entrada editable y confirma el tratamiento aplicable fuera de la hoja.

4. Revisa el mes antes de leer un resumen

Compara las filas con la carpeta de facturas y los movimientos de cobro o pago. Busca referencias duplicadas, fechas fuera del periodo, importes sin documento y diferencias entre base, cuota y total. Una alerta debe llevarte de vuelta a la factura, no corregirla por intuición.

Cuando el registro interno esté completo, contrástalo con el formato oficial o el sistema que corresponda. Si necesitas presentar o importar información, usa las especificaciones vigentes de la AEAT y no una exportación genérica sin validar.

5. Empieza con la plantilla gratuita

El registro gratuito de Nimbly Sheets incluye 50 ingresos, 50 gastos, resumen y controles de datos incompletos. Sirve para probar la rutina y conservar facturación, cobros y pagos en vistas separadas.

La versión completa amplía la capacidad y añade panel anual y estimaciones internas editables. Ninguna de las dos versiones reproduce un formulario oficial ni presenta libros o declaraciones ante la AEAT.